Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy Lwówek

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Miasta i Gminy Lwówek jest: Burmistrz Miasta i Gminy Lwówek z siedzibą: ul. Ratuszowa 2, 64-310 Lwówek, tel./fax.: 61 44 14 024, e-mail: urzad@lwowek.com.pl .

2. Inspektor ochrony danych (IOD).

W sprawach ochrony danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować korzystając z:

1. poczty elektronicznej - pisząc na adres e-mail: iod@lwowek.com.pl;

2. telefonu - dzwoniąc pod nr: 61 44 17 617;

3. poczty tradycyjnej, pisząc na adres naszej siedziby, wskazany w pkt I

3. Cel i podstawy prawne przetwarzania danych.

1. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie:

1. obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów art. 6, 7 i 8 oraz 30 i 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 994);
2. zawartych umów;
3. udzielonych zgód

w związku z zapisami art.: 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz e rozporządzenia o ochronie danych „RODO”, a także na podstawie przepisów innych ustaw, wskazanych w klauzulach informacyjnych dotyczących załatwiania konkretnych spraw.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:

1.  wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Urzędzie Miasta i Gminy Lwówek;
2. realizacji umów zawartych z kontrahentami miasta i gminy Lwówek;
3. w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.

4. Odbiorca danych.

W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt III.2 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

2.  inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z gminą Lwówek przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Burmistrz Miasta i Gminy Lwówek.

5. Okres przechowywania danych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt III.2, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności przez czas wynikający z kategorii archiwalnej przewidzianej dla danego rodzaju spraw określonej w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).

6. Prawa osób, których dotyczą dane.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;

2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

   1. dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
   2. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
   3. osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
   4. dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
   5. dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Uwaga! Prawo do bycia zapomnianym nie ma zastosowania, w zakresie określonym w art. 17 ust. 3 rozporządzenia o ochronie danych „RODO”;

1. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:

   1. osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
   2. przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
   3. Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
   4. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

2. prawo do przenoszenia danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

   1. przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
   2. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

3. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

   1. zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
   2. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem;

4. w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a rozporządzenia o ochronie danych „RODO”), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem;

5. w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Urzędzie Miasta i Gminy Lwówek Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych;

6. w sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.

7. podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa;

8. Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Burmistrz Miasta i Gminy Lwówek

/-/ Piotr Długosz